一、什么是公司秘书？

根据香港公司注册处公开数据，截至2022年年底，根据香港《公司条例》注册的香港本地公司总数为1,391,678家，较2021年增加了16,506家，增长速度飞快，数量庞大。在如此众多的公司中，每一家都有一个不可或缺的角色，那就是公司秘书。

仍在公司登记册上注册的香港本地公司总数

图片来源：香港特别行政区政府公司注册处

公司秘书经常会被误认为个人秘书、助理等角色，然而，公司秘书并不限于个人，也不是个单纯的助理职位, 而是一个专属于公司的法定职位。公司秘书制度源起于1948年前后，英国将普通法体系及公司法的适用范围扩大至其他英联邦体系下的关联地区，随之公司秘书制度也逐步成为沿袭英国公司法的一项基本法律制度。
 
公司秘书的主要职责是确保公司实行良好管治及合规运营，具体工作内容包括保存公司法定记录，安排董事、股东会议及撰写会议记录，安排公司注册、周年申报、股份转让、董事变更、公司注销等事宜，协调公司账目及报告的制作和发布，代表公司与监管机构沟通，监察公司管治进展等。

二、在香港设立公司秘书的作用是什么？

1. 设立公司秘书是香港法律的强制性要求之一

根据香港《公司条例》（第622章）第474条规定，所有在香港注册的公司都须有一名公司秘书，公司秘书在香港公司的注册和管理中扮演着至关重要的角色。如果公司没有委任合格的公司秘书，该公司可能无法在香港联合交易所上市。

2. 公司秘书承担了企业与政府之间的“传递人”角色

公司秘书需要与各种政府及监管机构进行沟通和互动，包括公司注册处、税务局、香港联合交易所以及香港证券及期货事务监察委员会等机构。

合格的公司秘书将帮助公司遵守相关法律和监管部门的规定或规则，包括提交公司法规定须报送的各种信息、上市规则、并帮助公司董事局成员了解其法律责任。此外，公司秘书还可以为公司董事会和股东大会提供支持和建议，协助企业做出正确的商业决策。
 

三、哪些人可以担任公司秘书？

对于非上市公司而言，公司秘书可以是个人、法人实体、公司董事或股东，但需要满足以下要求：

   ●  公司秘书若为个人，必须是年满18岁的自然人，并常居于香港；

   ●  公司秘书若为法人团体，必须是香港注册成立的公司或在香港有经营场所的非香港公司；

   ●  公司秘书若为公司董事或股东，必须年满18岁并常居香港，且不是公司唯一的董事或股东。

而对于香港上市公司而言，公司秘书需要具备以下其中一项专业资格：

   ●  该秘书为香港特许秘书公会的成员；

   ●  该秘书为《执行律师条例》所界定的律师或大律师；

   ●  该秘书为《专业会计师条例》所界定的注册会计师；或

   ●  香港联合交易所承认该秘书的学术和专业资格，或具有香港联合交易承认的相关经验，认为其有足以履行该职务的能力。

因此，对于非上市公司而言，公司秘书可以是各种类型的人士，只需满足相关的资格要求和居住地要求即可。而对于上市公司而言，公司秘书需要具备较高的专业资格和经验，以确保公司在遵守相关法规的同时，能够有效地管理和运营。

四、如何选择合适的公司秘书？

无论是何种类型的公司，公司秘书都扮演着重要的角色，以确保公司的合规运作。但由于公司秘书需要掌握公司法、税务、财务管理、企业管治等方面的专业知识，同时工作内容相对繁琐且耗时，因此，许多公司会选择将公司秘书的职位外包给第三方具备专业资格的服务提供者来处理相关工作。
 
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